Conditions générales d'utilisation et de vente

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Objet et définitions

Article 1 : Objet

Les présentes conditions générales (les Conditions) sont proposées par Valentin THOMAS, entrepreneur individuel (EI), qui exerce sous le nom commercial Vokelia : SIREN 821 571 775, 13 rue de la Ferme, 92350 Le Plessis-Robinson, contact@vokelia.com, 06 23 36 12 26.

Elles se composent de trois parties :

la partie 1, conditions générales d'utilisation (CGU), s'applique à toute personne qui utilise le site vokelia.com, l'essai de Léa en ligne ou une page de prise de rendez-vous en ligne ;
la partie 2, conditions générales de vente (CGV), s'applique aux professionnels qui s'abonnent au service Vokelia ;
la partie 3 s'applique à tous.

Article 2 : Définitions

Site : le site vokelia.com et ses pages.
Service : le service Vokelia, qui répond au téléphone pour un professionnel, note les demandes de ses clients ou, avec l'option de prise de rendez-vous, prend leurs rendez-vous, le prévient par SMS quand un appel demande une suite et lui donne accès à un espace en ligne.
Léa : l'assistante téléphonique du Service. Léa est une intelligence artificielle.
Client : le professionnel (personne physique ou morale agissant pour les besoins de son activité) abonné au Service.
Utilisateur : toute personne qui utilise le Site.
Appelant : toute personne qui appelle un Client et à qui Léa répond.
Espace professionnel : l'espace en ligne du Client, par exemple garage.vokelia.app, où il retrouve ses rendez-vous, ses appels, ses demandes et ses réglages.

Partie 1 : Conditions générales d'utilisation

Article 3 : Accès au Site

L'utilisation du Site implique l'acceptation de la partie 1 des Conditions. Le Site est accessible gratuitement ; les frais de connexion à Internet restent à la charge de l'Utilisateur. Vokelia peut interrompre le Site, notamment pour maintenance, sans préavis.

Article 4 : Essai de Léa en ligne

L'essai permet à un professionnel de parler à Léa depuis son navigateur, en jouant un de ses clients, avec un établissement d'essai créé à partir des informations qu'il saisit.

L'essai est gratuit et n'engage à rien. Sa durée et le nombre d'essais sont limités ; les limites sont indiquées sur la page de l'essai.
L'essai est une démonstration. Les rendez-vous et les demandes qu'il produit sont fictifs : aucun message n'est envoyé à un client, et rien n'engage l'établissement ni Vokelia.
L'Utilisateur s'engage à ne pas contourner les limites de l'essai, à ne pas l'automatiser, à ne pas donner à Léa les coordonnées réelles d'autres personnes, et à ne pas saisir de nom trompeur ou offensant.
Vokelia peut suspendre ou fermer l'essai à tout moment, en particulier en cas d'abus.

Les données de l'essai sont traitées comme indiqué au point 2.5 de la politique de confidentialité.

Article 5 : Prise de rendez-vous en ligne chez un Client

Certains Clients proposent à leurs clients une page de prise de rendez-vous en ligne fournie par Vokelia. Le rendez-vous est pris directement auprès du Client : Vokelia fournit seulement l'outil. Les prestations, leurs prix et le déroulement du rendez-vous relèvent du Client.

Le SMS de confirmation contient un lien pour déplacer ou annuler le rendez-vous. Les données saisies sont traitées comme indiqué au point 2.4 de la politique de confidentialité.

Article 6 : Responsabilité liée au Site

Le Site peut contenir des erreurs ou être momentanément indisponible. Vokelia corrige les erreurs dès qu'il en a connaissance.

L'Utilisateur s'interdit toute action qui porterait atteinte au fonctionnement ou à la sécurité du Site, notamment l'extraction automatisée de son contenu ou l'envoi massif de requêtes. Vokelia peut bloquer l'accès d'un Utilisateur qui ne respecte pas ces règles.

Partie 2 : Conditions générales de vente

Article 7 : Champ d'application

Le Service est réservé aux professionnels, pour les besoins de leur activité. Les règles du Code de la consommation qui protègent les consommateurs ne s'appliquent pas, sauf lorsque la loi les étend à certains professionnels. C'est le cas d'un abonnement conclu hors établissement (par exemple à la suite d'une visite) avec un professionnel qui emploie cinq salariés au plus, lorsque le Service n'entre pas dans le champ de son activité principale : il dispose alors d'un délai de rétractation de 14 jours (article L221-3 du Code de la consommation), qu'il exerce par e-mail à contact@vokelia.com. Un abonnement souscrit en ligne sur le Site est conclu à distance : ce délai ne s'applique pas.

Les CGV s'appliquent à tout abonnement au Service. Elles prévalent sur les conditions d'achat du Client. Un devis accepté par les deux parties peut les compléter ; en cas de contradiction, le devis l'emporte.

Article 8 : Souscription

Le Client s'abonne de l'une des deux façons suivantes.

Garage abonné en ligne. Le gérant d'un garage s'abonne seul sur le Site : il choisit sa formule et, s'il le souhaite, l'option de prise de rendez-vous, voit le prix avant de payer, puis paie le premier mois par carte bancaire. L'abonnement prend effet quand ce paiement est accepté, ou quand la carte est enregistrée si le premier prélèvement est différé (article 12). L'e-mail de mise en service donne le lien de la version des Conditions acceptée.
Autres Clients. Le Client contacte Vokelia par e-mail, par téléphone ou depuis le Site. Vokelia prépare avec lui le paramétrage du Service : horaires, prestations, règles de prise de rendez-vous, voix de Léa. L'abonnement prend effet lorsque Vokelia confirme par e-mail la mise en service.

En s'abonnant, le Client déclare avoir lu et accepté les Conditions et la politique de confidentialité, être un professionnel et avoir le pouvoir d'engager son établissement.

Article 9 : Le Service

Le Service comprend :

la réponse de Léa aux appels, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ;
la prise de note des demandes des Appelants, selon les règles fixées par le Client ;
avec l'option de prise de rendez-vous : la prise des rendez-vous dans l'agenda du Client, selon ses règles, et l'envoi d'un SMS de confirmation à l'Appelant dont le rendez-vous est pris ;
un SMS au Client quand un appel demande une suite (rendez-vous pris, message, rappel), et l'historique de ses appels dans son Espace professionnel ;
le cas échéant, une page de prise de rendez-vous en ligne ;
l'Espace professionnel ;
une assistance en français, par e-mail et par téléphone, les jours ouvrés.

Les minutes d'appel comprises dans chaque formule et le prix de l'option de prise de rendez-vous, facultative quel que soit le métier du Client, sont indiqués sur le Site, notamment sur la page des tarifs. Les SMS sont compris, sans limite.

Numéro de téléphone. Vokelia fournit au Client un numéro vers lequel celui-ci renvoie ses appels depuis sa ligne habituelle : en permanence, quand il est occupé ou quand il ne répond pas. Le renvoi d'appel est réglé chez l'opérateur du Client. Le numéro fourni reste attaché au Service : le Client ne le garde pas à la fin de l'abonnement (article 13). Son numéro habituel, lui, ne change pas.

Intelligence artificielle. Léa s'appuie sur la reconnaissance de la voix, un modèle de langage et une voix de synthèse. Elle annonce à chaque appel qu'elle est une assistante virtuelle. Comme toute intelligence artificielle, elle peut mal comprendre une demande ou se tromper. C'est pourquoi le Client consulte régulièrement ses rendez-vous et ses demandes, et rappelle ses clients quand c'est nécessaire.

Évolutions. Le Service évolue. Une évolution ne peut pas retirer au Client une fonction essentielle de sa formule pendant son abonnement.

Article 10 : Premier mois à moitié prix (garage abonné en ligne)

Pour un garage abonné en ligne, le premier mois est facturé à moitié prix, formule et option de prise de rendez-vous comprises. Il est payé à l'abonnement, ou à la mise en service si le premier prélèvement est différé (article 12). Les mois suivants sont facturés au plein tarif.

Les autres Clients ne bénéficient d'aucune période offerte ni remise, sauf ce que prévoit un devis accepté (article 7).

Article 11 : Prix

Le prix de l'abonnement est celui de la formule choisie et, le cas échéant, de l'option de prise de rendez-vous, tels qu'indiqués sur le Site le jour de la souscription, notamment sur la page des tarifs, ou dans le devis accepté. L'option de prise de rendez-vous n'est facturée qu'au Client qui l'a choisie. Les minutes et les SMS qui dépassent la formule ne sont pas facturés ; les facturer serait une modification de prix, soumise aux règles ci-dessous.

Les prix sont exprimés en euros hors taxes. Tant que Vokelia relève de la franchise en base de TVA, aucune TVA n'est facturée (TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts) : le prix hors taxes est le prix payé. Si Vokelia devient redevable de la TVA, celle-ci s'ajoute au prix hors taxes au taux en vigueur ; le Client en est prévenu par e-mail au moins 30 jours avant la facture concernée et peut résilier sans frais avant cette date.

Vokelia peut modifier ses prix. Le nouveau prix s'applique à un abonnement en cours après information du Client par e-mail au moins 30 jours à l'avance. Le Client qui le refuse peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur.

Article 12 : Facturation et paiement

Garage abonné en ligne. Le paiement se fait par carte bancaire, par l'intermédiaire du prestataire de paiement de Vokelia.

Le premier mois est payé à l'abonnement.
Il est différé à la mise en service quand aucun numéro n'est disponible le jour de l'abonnement, ou quand le nombre de mises en service du jour est atteint : la carte est alors enregistrée sans être prélevée. Le Client peut annuler sa demande sans frais, par le lien reçu par SMS et par e-mail. Elle est annulée d'office, sans frais, si aucun numéro n'a été trouvé dans les 7 jours ouvrés ; quand le nombre du jour était atteint, si Vokelia ne l'a pas acceptée dans les 2 jours ouvrés (acceptée alors qu'aucun numéro n'est disponible, elle attend un numéro 7 jours ouvrés de plus). Vokelia peut aussi la refuser : elle est alors annulée, sans frais.
Si ce premier prélèvement différé est refusé, Léa n'est pas mise en service : le Client reçoit par SMS et par e-mail le lien pour payer ou changer de carte, et le numéro lui est réservé 3 jours ouvrés. Sans paiement dans ce délai, la demande est annulée, sans prélèvement.
Les mois suivants sont prélevés chaque mois à la date anniversaire du premier prélèvement (le dernier jour du mois quand ce jour n'existe pas).

Autres Clients. L'abonnement est facturé au début de chaque mois. Les factures sont payables à réception, par virement bancaire ou par tout autre moyen proposé par Vokelia.

Les factures sont envoyées par e-mail. Aucun escompte n'est accordé en cas de paiement anticipé.

Tout retard de paiement entraîne, sans rappel préalable, des pénalités de retard calculées au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement (articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce).

Impayé d'un garage abonné en ligne, à partir du deuxième mois. Un prélèvement refusé est retenté par le prestataire de paiement. À chaque échec, le Client reçoit un e-mail et un SMS avec le lien pour payer ou changer de carte ; le premier e-mail vaut mise en demeure. Léa continue de répondre. Si la facture reste impayée 15 jours après cette mise en demeure, le Service est suspendu : un message annonce aux Appelants que le garage ne peut pas répondre pour le moment, et le Client en est prévenu par e-mail et par SMS. Le paiement de toutes les factures en retard rétablit le Service sur le même numéro. Après 15 jours de suspension sans paiement, l'abonnement prend fin (article 13) ; le Client en est prévenu 7 jours avant.

Impayé des autres Clients. Si une facture reste impayée 15 jours après une mise en demeure envoyée par e-mail, Vokelia peut suspendre le Service jusqu'au paiement.

Article 13 : Durée et résiliation

Sans engagement. L'abonnement est sans engagement de durée et s'arrête sans frais. Le mois commencé reste dû et n'est pas remboursé au prorata.

Garage abonné en ligne. Le titulaire de l'abonnement l'arrête depuis son Espace professionnel : avant qu'il confirme, l'écran lui indique la date de fin, la fin de la période en cours, ou plus tôt si un prélèvement reste impayé (article 12). Il peut aussi écrire à contact@vokelia.com : Vokelia lui répond avec cette date. Jusqu'à cette date, il peut changer d'avis depuis son Espace (« Garder Léa »), une fois réglées les factures en retard s'il y en a.
Autres Clients. Le Client résilie à tout moment par e-mail à contact@vokelia.com. La résiliation prend effet à la fin du mois d'abonnement en cours.

Résiliation sans frais. Lorsque les Conditions permettent au Client de résilier sans frais (hausse de prix, ajout de la TVA, changement de prestataire, modification des Conditions, transfert de l'abonnement, force majeure), la résiliation prend effet à la date qu'il choisit, au plus tard la veille du changement, et les sommes payées d'avance pour la période non servie lui sont remboursées.

Résiliation par Vokelia. En cas de manquement grave du Client (impayé, usage illicite ou abusif du Service, atteinte à sa sécurité), Vokelia peut résilier l'abonnement 15 jours après une mise en demeure par e-mail restée sans effet, ou immédiatement en cas d'usage illicite. Vokelia peut aussi cesser de fournir le Service en prévenant le Client au moins 3 mois à l'avance ; les sommes payées d'avance pour la période non servie sont alors remboursées.

Fin de l'abonnement. Léa cesse de répondre à la date de fin. Avant cette date, Vokelia rappelle au Client de retirer son renvoi d'appel chez son opérateur. Le numéro habituel du Client ne change pas. Les données sont restituées et supprimées comme prévu à l'article 19.

Pour un garage abonné en ligne, ce rappel arrive la veille, par e-mail et par SMS. Le numéro fourni n'est pas gardé : un message y annonce « Ce numéro n'est plus attribué. », que ses clients entendraient si le renvoi restait en place, et il peut être attribué à un autre client au plus tôt 90 jours plus tard. Pour reprendre le Service, le garage s'abonne de nouveau et reçoit un nouveau numéro.

Article 14 : Engagements de Vokelia

Vokelia est tenu d'une obligation de moyens. Il s'engage à :

mettre en œuvre les moyens nécessaires pour que le Service fonctionne en continu, sous réserve des opérations de maintenance, faites autant que possible la nuit, et des pannes des réseaux et des prestataires techniques ;
prévenir le Client à l'avance de toute interruption prévue d'une durée importante ;
protéger les données comme indiqué à l'article 16 ;
répondre aux demandes d'assistance dans les meilleurs délais, les jours ouvrés.

Article 15 : Engagements du Client

Le Client s'engage à :

donner des informations exactes, et tenir à jour son paramétrage : horaires, prestations, prix et règles transmis à Léa ;
consulter régulièrement ses rendez-vous et ses demandes, et donner suite aux demandes de ses clients ;
ne pas supprimer l'annonce par laquelle Léa indique qu'elle est une assistante virtuelle et que l'appel est enregistré, et informer ses propres clients de l'utilisation du Service, par exemple en les renvoyant au point 2.3 de la politique de confidentialité ;
respecter les règles propres à son activité, notamment le secret professionnel et, s'il fait noter par Léa des informations de santé, les règles qui s'appliquent à ces données ;
garder confidentiel l'accès à son Espace professionnel ;
n'utiliser le Service que pour des usages licites ;
payer les sommes dues aux échéances prévues.

Article 16 : Données personnelles

Les données du Client lui-même sont traitées par Vokelia, responsable du traitement, comme indiqué dans la politique de confidentialité. Vokelia est aussi responsable de l'utilisation d'appels pour améliorer Léa (point 3 de la politique).

Pour les données des Appelants et des personnes qui prennent rendez-vous en ligne, le Client est responsable du traitement et Vokelia agit pour son compte, comme sous-traitant (article 28 du RGPD). Cet article tient lieu de contrat de sous-traitance.

Objet et durée : fournir le Service, pendant la durée de l'abonnement.
Nature et finalités : réponse aux appels, enregistrement, transcription et résumé des appels, prise de rendez-vous et de demandes, envoi de SMS et d'e-mails, affichage dans l'Espace professionnel, assistance au Client.
Données : identité et coordonnées, objet de l'appel, informations utiles au rendez-vous ou à la demande, y compris, selon l'activité du Client, des informations de santé données par l'Appelant, enregistrement et transcription des appels, rendez-vous.
Personnes concernées : les Appelants et les clients du Client qui prennent rendez-vous en ligne.

Vokelia s'engage à :

ne traiter ces données que sur les instructions du Client, données par les Conditions et par le paramétrage du Service, et l'avertir si une instruction lui paraît contraire à la réglementation ;
en réserver l'accès à Valentin THOMAS, tenu à la confidentialité, et aux prestataires nécessaires au Service ;
mettre en place des mesures de sécurité adaptées (article 32 du RGPD) ;
ne faire appel qu'aux prestataires listés au point 5 de la politique de confidentialité, en leur imposant des obligations de protection équivalentes. Le Client autorise leur intervention. Tout changement de prestataire lui est annoncé par e-mail au moins 30 jours à l'avance ; il peut s'y opposer en résiliant sans frais ;
aider le Client à répondre aux demandes des personnes qui exercent leurs droits, et transmettre au Client toute demande reçue directement ;
informer le Client de toute violation de données dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance ;
aider le Client, si besoin, dans ses analyses d'impact ;
en fin d'abonnement, restituer puis supprimer les données comme prévu à l'article 19 ;
tenir à la disposition du Client les informations qui démontrent le respect de ces obligations, et permettre un audit, à la charge du Client, sur préavis de 30 jours.

Le Client s'assure de disposer d'une base légale pour ces traitements et informe les personnes concernées. Les transferts de données hors de l'Union européenne sont encadrés comme indiqué au point 6 de la politique de confidentialité.

Article 17 : Propriété intellectuelle

Vokelia reste titulaire de tous les droits sur le Service, ses logiciels, ses contenus et le personnage de Léa. Le Client reçoit, pendant son abonnement, un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible du Service, pour les besoins de son activité.

Le Client reste propriétaire de ses données : agenda, clients, prestations, appels. Il autorise Vokelia à les utiliser pour lui fournir le Service et pour améliorer Léa.

Article 18 : Responsabilité

Vokelia n'est pas responsable :

des conséquences d'un paramétrage inexact ou incomplet fourni par le Client ;
d'une erreur de compréhension de Léa que le Client pouvait corriger en consultant ses rendez-vous et ses demandes ;
d'une interruption des réseaux téléphoniques ou d'Internet, ou d'un renvoi d'appel mal réglé chez l'opérateur du Client ;
des décisions prises par le Client et de la relation avec ses propres clients.

Vokelia ne répond pas des dommages indirects. Sa responsabilité est limitée au montant payé par le Client au titre du Service pendant les 12 mois précédant le fait qui l'engage, et au moins au prix d'un mois d'abonnement, formule et option comprises. Ces limites ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou intentionnelle, ni en cas de dommage corporel.

Article 19 : Restitution et suppression des données

Pendant l'abonnement et jusqu'à 30 jours après sa fin, le Client peut demander l'export de ses données en écrivant à contact@vokelia.com : rendez-vous, clients, transcriptions et résumés des appels. L'export est gratuit et fourni dans un délai de 15 jours ouvrés, sous forme de fichier tableur (CSV) qui s'ouvre avec un logiciel comme Excel. Les enregistrements audio, gardés 14 jours au plus par la plateforme vocale, n'en font pas partie.

Les données sont supprimées au plus tard 60 jours après la fin de l'abonnement, sauf celles que la loi impose de conserver, comme les factures, et la preuve de l'acceptation des Conditions, gardée 5 ans après la fin de l'abonnement. Une demande d'abonnement annulée avant la mise en service est supprimée au plus tard 30 jours après son annulation, avec la même réserve.

Article 20 : Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, par exemple une catastrophe naturelle, un incendie, une panne générale des réseaux de télécommunication ou d'électricité, ou une décision des autorités. Si l'empêchement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier l'abonnement par e-mail, sans frais.

Article 21 : Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques reçues de l'autre partie pendant l'abonnement et pendant 2 ans après sa fin, sauf obligation légale de les communiquer.

Partie 3 : Dispositions communes

Article 22 : Modification des Conditions

Vokelia peut modifier les Conditions. Chaque version reste consultable à son adresse : vokelia.com/cgv/ suivie de sa date, par exemple vokelia.com/cgv/2026-10-27. Pour l'utilisation du Site, la version applicable est celle en vigueur le jour de l'utilisation. Pour les Clients, c'est la version acceptée à la souscription ; toute modification importante leur est annoncée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, et le Client qui la refuse peut résilier sans frais avant cette date.

Article 23 : Dispositions diverses

Si une clause des Conditions est déclarée nulle, les autres clauses restent applicables.
Le fait de ne pas se prévaloir d'une clause à un moment donné ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir plus tard.
Le Client ne peut pas céder son abonnement à un tiers sans l'accord écrit de Vokelia.
Le Client accepte dès à présent que Vokelia transfère son abonnement à une société créée par Valentin THOMAS pour reprendre l'activité Vokelia (article 1216 du Code civil). Le Client en est prévenu par e-mail au moins 30 jours avant ; les conditions de son abonnement restent les mêmes, et il peut résilier sans frais avant la date du transfert.
Les e-mails échangés et les données enregistrées par le Service font foi entre les parties, sauf preuve contraire.

Article 24 : Droit applicable et litiges

Les Conditions sont soumises au droit français. En cas de désaccord, écrivez d'abord à contact@vokelia.com pour rechercher une solution amiable. À défaut d'accord, le litige est porté devant le tribunal compétent selon les règles de droit commun.

Voir aussi : mentions légales et politique de confidentialité.