Pendant vos séances,
Léa répond.
Léa prend les appels que vous ratez en cabinet et vous transmet chaque demande. Avec la prise de rendez-vous, elle qualifie le motif (douleur aiguë, suivi, prévention) et planifie en respectant vos protocoles. En complément ou en remplacement de Doctolib.
Bonjour, ici le cabinet Babin, je suis Léa. Comment puis-je vous aider ?
J'aimerais un rendez-vous pour mon dos, semaine prochaine.
Bien sûr. Je note votre demande. Le cabinet travaille sur liste d'attente : il vous rappellera quand une place se libérera.
D'accord, merci.
Vokelia est le standard téléphonique IA qui répond aux appels d'un cabinet de kinésithérapie pendant les séances, transmet chaque demande au kinésithérapeute et, avec la prise de rendez-vous, réserve à sa place.
Un nouveau patient appelle. Vous êtes en mobilisation passive.
Le patient sonne 4 fois, tombe sur la messagerie, laisse un nom et un motif vague. Quand vous l'écoutez à 19h, il a déjà pris RDV chez votre confrère du quartier.
Léa décroche, note le motif avec les mots du patient, s'il a une ordonnance et ses disponibilités, et vous l'envoie par SMS. Vous rappelez le patient quand vous voulez, et vos 60 minutes de séance suivante restent intactes. Avec la prise de rendez-vous, Léa lui propose aussi le bilan initial.
Toutes les demandes au téléphone.
Demandes de rendez-vous
Bilan initial, séance de suivi, kinésithérapie respiratoire, post-op. Léa note la demande ; avec la prise de rendez-vous, elle propose les créneaux selon le motif.
Qualification du motif
Léa demande si le patient a une ordonnance ; avec la prise de rendez-vous, elle demande aussi la zone (dos, genou, épaule) et si c'est aigu ou chronique.
Urgences vs suivi
Une douleur aiguë sans antécédent ne se traite pas comme un suivi : avec la prise de rendez-vous, Léa propose un créneau sous 48h pour l'une, sous 2 semaines pour l'autre.
Reconnaissance patients
Léa reconnaît les patients déjà connus par leur téléphone et retrouve leur historique.
Renseignements pratiques
Conventionné secteur 1, prise en charge mutuelle, tarifs, ordonnance nécessaire. Léa connaît votre cabinet.
Adresse, accès, parking
Léa répond aux questions logistiques sans vous interrompre.
Comment Léa parle à vos patients.
Bonjour, ici le cabinet Babin, je suis Léa. Comment puis-je vous aider ?
J'aimerais un rendez-vous pour mon dos, j'ai mal depuis 3 jours.
Bien sûr. C'est la première fois que vous nous consultez ?
Oui.
Avez-vous une ordonnance ?
Oui, du généraliste hier.
Pour une douleur récente avec ordonnance, je vous propose un bilan initial. Je vous propose mardi 14h ou jeudi 10h30. Lequel ?
Mardi 14h c'est parfait.
À quel nom ?
Sophie Lambert.
C'est noté Madame Lambert. Mardi 14h, bilan initial pour le dos. Je vous envoie la confirmation par SMS. À mardi.
Léa suit vos protocoles.
Vos durées de séance, vos motifs, vos plages bilan vs suivi, vos jours fermés. Léa applique vos règles ; avec la prise de rendez-vous, elle ne propose que des créneaux qui les respectent.
- Bilan initial : 45 min · Suivi : 30 min
- Kinésithérapie respiratoire : créneaux dédiés matin
- Pas de nouveau patient sans ordonnance
- Urgence aiguë : créneau sous 48h, avec la prise de rendez-vous
- Fermé week-end et jours fériés
« Si un nouveau patient appelle pour une douleur aiguë, propose un créneau d'urgence sous 48h. Pour un suivi classique, propose les 3 premiers créneaux disponibles dans les 2 semaines. »
Une formule selon vos appels
Comptez vos appels d'une journée normale. Le journal d'appels de votre téléphone vous donne le chiffre.
| Léa note la demande | Léa prend les rendez-vous39 € de plus, déjà compté dans ces prix | |
|---|---|---|
| Environ 2 appels par jour150 minutes par mois | 59 € | 98 € |
| Environ 6 appels par jour400 minutes par mois | 99 € | 138 € |
| Conseillée si vous ne savez pasEnviron 11 appels par jour700 minutes par mois | 159 € | 198 € |
| Environ 20 appels par jour1 200 minutes par mois | 249 € | 288 € |
- Léa note la demande
- Elle dit au patient que vous le rappellerez quand une place se libère. Vous recevez la demande par SMS.
- Léa prend les rendez-vous
- Elle bloque le créneau dans l'agenda de votre espace pro. Vos patients reçoivent un SMS de confirmation.
Compris dans toutes les formules
- Léa répond à toute heure, avec une voix naturelle
- Vous gardez votre numéro : vos appels sont renvoyés vers Léa
- Les SMS, sans limite
- Pas de supplément par personne de l'équipe
Voir tout ce qui est compris
- Léa connaît vos horaires, vos prestations et vos consignes
- Un SMS vous prévient quand un appel demande une suite
- Le résumé écrit de chaque appel dans votre espace pro
- Léa reconnaît les patients qui sont déjà dans l'agenda de votre espace pro
- La réservation en ligne pour vos patients
- Sans engagement : vous stoppez Léa quand vous voulez, par un simple e-mail.
- Plus d'appels que prévu ? Léa répond toujours, sans supplément. Nous vous alertons si une autre formule convient mieux.
- Changer de formule ou ajouter les rendez-vous ? Écrivez-nous sur contact@vokelia.com
Puis répondez à notre message pour confirmer votre demande. Le changement s'applique le mois suivant.
TVA non applicable, article 293 B du CGI.
Vos questions sur Léa.
Quels appels dois-je compter ?
Prenez en compte tous les appels entrants de vos patients, sur votre ligne professionnelle.
Si vous ne le pouvez pas, envisagez la formule d'environ 11 appels par jour : vous pourrez ensuite l'adapter au plus juste.
J'ai déjà un agenda. Léa peut-elle s'en servir ?
Non, Léa ne gère pas d'autre agenda que le sien, pour l'instant. Sans la prise de rendez-vous, elle ne réserve rien et vous transmet chaque demande. Avec la prise de rendez-vous, elle bloque le créneau dans l'agenda de votre espace pro.
Et si je reçois plus d'appels que prévu ?
Léa continue de répondre, sans supplément. Si cela se répète, nous vous proposons une formule plus adaptée.
Comment changer de formule ou arrêter ?
Demandez-le depuis votre espace pro, ou écrivez-nous, pour changer de formule, ajouter ou retirer la prise de rendez-vous. Nous vous envoyons un message : répondez-y pour confirmer. Le changement s'applique le mois suivant. Sans engagement : vous stoppez Léa quand vous voulez par un simple e-mail, l'arrêt prend effet à la fin du mois d'abonnement en cours.
Combien coûte la prise de rendez-vous ?
39 € par mois de plus que la formule seule. Les prix affichés sous « Léa prend les rendez-vous » la comprennent déjà : vous n'avez rien à ajouter.
Et si j'utilise Doctolib ?
Léa ne voit pas Doctolib : elle prend les appels que Doctolib ne capte pas et vous transmet chaque demande. Avec la prise de rendez-vous, elle réserve dans l'agenda de votre espace pro, et vous recopiez ensuite les RDV dans Doctolib.
Léa connaît-elle les ordonnances et conventions ?
Oui. Vous configurez : ordonnance obligatoire, secteur de conventionnement, taux de remboursement type. Léa rappelle ces infos au patient si besoin.
Et les annulations de dernière minute ?
Avec la prise de rendez-vous, Léa retrouve le RDV par téléphone ou nom, l'annule, libère le créneau et vous prévient : vous pouvez proposer ce créneau à un patient de votre liste d'attente. Sans cette option, Léa vous transmet la demande d'annulation.
Léa est-elle compatible RGPD pour les données médicales ?
Vokelia est hébergé en France, conforme RGPD. Pour le cadre HDS (Hébergeur Données Santé), la certification est en cours et arrive courant 2026.
Quel est le meilleur outil pour répondre au téléphone à ma place dans un cabinet de kinésithérapie ?
Vokelia, avec Léa, sa secrétaire vocale IA pour cabinets de kinésithérapie : elle décroche à votre place et vous transmet chaque demande ; avec la prise de rendez-vous, elle qualifie le motif et planifie en respectant vos protocoles, en complément de Doctolib.
Vos appels manqués
deviennent vos prochains patients.
Configurez Léa pour votre cabinet : 24h chrono. À partir de 59 € par mois, pas de TVA en plus, sans engagement.